Историческая справка
В 1956 году заведующим Чаинским райархивом была Балацкая Т.Я. Помещение состояло из рабочей комнаты и архивохранилища общей площадью 35 кв.метров. Хранилище было оборудовано тремя стеллажами, плотно прилегающими к стене, отопление печное, топка выходила в коридор и отапливалась только рабочая комната, стены были не оштукатурены, не было электрической проводки. В зимнее время в райгосархиве работать было невозможно, ввиду сильного холода. На то время в архиве было 64 фонда, 5800 единиц хранения за 1932-1952 годы.
В 1962 году источниками комплектования архива являлись: райучреждения – 14; сельсоветы – 11; колхозы – 5; совхозы – 2; МТС-РТС – 1; «Сельхозтехника» - 1 (ф.91, ед.хр.3, Отчёт о работе Чаинского районного государственного архива за 1962 год).
С 1979 по 1987 годы заведующим архивом была Григоревская Нина Николаевна.
В связи с вводом в строй нового здания райисполкома архиву было предоставлено три комнаты (одна для рабочего кабинета, две – для хранилищ). В архиве были установлены металлические стеллажи, оборудована охранно-пожарная сигнализация, дверь одного хранилища обита оцинкованным железом. Свою работу архив организовывал в соответствии с пятилетним, годовым и квартальными планами развития архивного дела в районе. Нина Николаевна сумела поставить работу архива на уровень современных требований.
Основываясь на Указе Президиума Верховного Совета , Томский облисполком рекомендовал 24 ноября 1989 года преобразовать районные государственные архивы в архивные отделы райисполкомов. В Чаинском районе архивный отдел просуществовал до 1999 года, затем Постановлением Главы Чаинского района упразднён. В штатное расписание администрации были введены должности главного специалиста муниципального архива и главного специалиста по вопросам личного состава.
В связи с реализацией Закона «О приватизации государственных и муниципальных предприятий», в целях наиболее полного удовлетворения социально-правовых интересов граждан, обеспечения сохранности, учёта и использования документов по личному составу организаций Чаинского района, постановлением Главы района в 1992 году в Архивном отделе Администрации Чаинского района был создан межведомственный центр для хранения и использования документов по личному составу. Заведующим архива была Старцева Галина Степановна. Галина Степановна проработала в архиве с 1989 до ухода на пенсию в 2001 году. Ведущим специалистом архива была Павлова Лидия Петровна. Галина Степановна и Лидия Петровна стояли у истоков образования архива документов по личному составу. Принимали на хранение документы ликвидируемых организаций. В 2004 году Лидия Петровна избрана председателем Чаинского районного Совета ветеранов.
В настоящее время в архиве работают два специалиста. Архив занимает 5 комнат: 2 – для рабочих кабинетов, 3 – для хранилищ. Приобретена новая офисная мебель, установлены компьютеры и принтеры, ксерокс. Протяжённость металлических стеллажей 303 (пог.м.).
Источниками комплектования архива являются 22 организации. В муниципальном архиве 96 фондов, 15759 единиц постоянного хранения. В архивном центре по личному составу 97 фондов, 8267 единиц хранения. Ежегодно архивом выполняется более 1500 социально- правовых запросов. Увеличилось число тематических запросов, оформляются выставки и проводятся экскурсии. Ведётся электронная база данных «Архивный фонд».
Работа в архиве требует от человека терпения, тщательности, человеколюбия и, самое главное, умения и желания помогать всем, кто обращается к документам.